GEDYS IntraWare 7

Contacts

Portal

Workflow

Schedule

Office

Sales

Service

Marketing

Mailing

Pump

CTI-Interface

Event Manager

GEDYS IntraWare 7 - Workflow

Hallitse lomakkeet, aktiviteetit ja sovellukset tehokkaasti

Kuvaa työnkulut. Ohjausprosessit. Tee nopeita päätöksiä.

GEDYS IntraWare 7 Workflow on tehokas työväline kartoittamaan ja automatisoimaan prosesseja sähköisesti organisaatiosi sisällä. Workflow-moduuli mahdollistaa nopeammat vasteajat ja lisää kilpailukykyä nopeasti muuttuvilla ja joustavilla markkinoilla.

Yleiskuvaus

Tavallisia liike-elämän tilanteita
Tyypillisiä sovelluksia
Työnkulkuja pitää valvoa
Läpinäkyvä rakenne
Helppo konfiguroitavuus
Automatisoidut työnkulut
Graafinen visualisointi
Targeted control
Helppo käyttää
State-of-the-art teknologia
Helppo hallinta
Kansainvälinen laajentuminen
Workflow-moduuli GEDYS IntraWare 7:ssa
Yhteenveto

Lisätietoja (in English)

GEDYS IntraWare 7 Workflow esite (PDF)
GEDYS IntraWare 7 Workflow esitys (PDF)

Tavallisia liike-elämän tilanteita

Satoja asiakirjoja, pyyntöjä ja laskuja saapuu päivittäin

Tallennettu, tarkastettu ja käsitelty eri menetelmillä

Ohjelmistosta puuttuu työnkulku

Huomattava käsittelyaika ja kustannus

Korkeat siirtokustannukset

Puuttuva virtautettu asiakirjojen hallinta (kopiointi, arkistointi, haku, toimitus)

Roolijako, tehtävät ja valtuudet optimoimatta

Viiveet automaattisen sijaisuusjärjestelyn puuttuessa

Huonot käsittelyajat ja korkea virheherkkyys

Puuttuva ratkaisu tärkeimpien tietojen, tarkastukseen ja hyväksymismenettelyyn automatisointiin

Aina lyhyemmät tuotteen elinkaaret - lyhyemmät läpimenoajat

Globaali kilpailu, avoimet markkinat

Tyypilliset sovellukset

Jokainen prosessi johon sisältyy pyyntö - olkoon se vaikka loma tai investointi, laskun hyväksyminen tai uusi työntekijä - ja jossa kiertää papereita yrityksen sisällä useissa eri työpisteissä, vaatii ehdottomasti ammattimaisen työnkulun hallintajärjestelmän, koska se säästää aikaa ja rahaa sekä vähentää manuaalisen käsittelyn minimiin. Workflow-moduulin avulla jokainen Notes-tietokanta voidaan itsenäisesti määrittää "workflow-yhteensopivaksi" ilman sovellusmuutosta.

Työnkulkuja pitää valvoa

Workflow-moduuli antaa mahdollisuuden mallintaa ja valvoa monisovellusprosesseja – yksinkertaisia tai monimutkaisia – sekä niiden aktiviteetteja. Mikä tahansa määrä organisaatiorakenteita, kontaktiliitoksia ja sijaisuusjärjestelyjä voidaan kuvata ja hallita. Hallitsemalla työnkulkua keskitetysti, muutokset voidaan toteuttaa koko organisaatioon. Tämä mahdollistaa prosessien nopean ja helpon automatisoinnin sähköiseen muotoon. Sinun tehtävänä on vain kuvata työnkulut ja GEDYS IntraWare 7 Workflow valvoo vaadittuja asiakirjoja.

Läpinäkyvä rakenne

: Workflow-moduulin rakenne

Workflow-moduuli käsittää konfiguraatiotietokannan prosesseille ja aktiviteeteille sekä valvontatietokannan.

Jotta niille saadaan pääsy sovellusten asiakirjoihin, tietokannat julkaistaan keskustietokannassa ja käytetään sen valvonnassa. Tiedot ryhmistä ja/tai henkilöistä voidaan ottaa suoraan Notesin nimi- ja osoitekirjasta (NAB/Domino Directory).

Helppo konfiguroitavuus

Työnkulun kuvaus, kontaktiliitokset ja STAND-INS kuvataan kongigurointitietokannassa.

Rakenteellinen organisaatio mahdollistaa tehtävien liittämisen vastuuhenkilöille dynaamisesti. GEDYS IntraWare 7 Workflow:ssa rakenteellinen organisaatio ylläpidetään erillisessä organisaatiotietokannassa. Tässä organisaatioyksiköitä käytetään kuvaamaan hierarkkinen rakenne, jonka pohjalla ovat niinkutsutut »postit« (posts). Ne kuvaavat henkilön tai ryhmän positioita, esimerkiksi »johdon assistentti« organisaatioyksikössä »Talous«. Liittämällä aktiviteetit organisaation sisällä vastuuhenkilöön, voidaan prosessit konfiguroida riippumatta lopullisista työntekijöistä ja muuttaa niitä helposti milloin tahansa. Voit myös allokoida sijaisen varsinaisen vastuunkantajan lisäksi. Jotta rakenteellisen organisaation rakenteita voidaan käyttää muissa sovelluksissa, ryhmät voidaan luoda automaattisesti.

Proseduraalinen organisaatio kuvaa prosessit ja niihin liittyvät aktiviteetit. Perusasetukset määritellään prosessikuvauksessa. Tämä on paikka, missä määritellään prosessin valvoja, joka saa erityiset oikeudet prosessin konfigurointiin ja kyseiseen työnkulkuprosessiin. Prosessille voidaan suorittaa automaattinen alustus Autostart-toiminnon avulla. Vapaasti konfiguroitavat avainsanat ja avaimet kirjataan lokiin. Evaluoitaessa sovellusasiakirjassa työnkulun nykyistä prosessoinnin tilaa, saadaan työnkulun lokitiedoista kerättyä joukko tietoja ja kopioitua ne asiakirjaan.

Aktiviteetin valtuutetut tekevät niille kuvauksen, joko staattisesti tai dynaamisesti. Valvontaprosessin kuluessa valtuutetuille annetaan editorioikeudet, joita tarvitaan jokaisessa vaiheessa.

Konfiguraatioon liitetty versioinnin hallinta edellyttää uusien prosessiversioiden luontia, jos prosesseihin tai aktiviteetteihin tehdään muutoksia. Tämä takaa sen, että oikeat prosessin ja aktiviteetin kuvaukset ovat aina työnkulun hallinnan käytössä.

Kontaktiliitosten kuvaus mahdollistaa joustavan valtuutettujen konfiguroinnin. Esimerkkejä kontaktiliitoksista työntekijän ja yrityksen välillä voisi olla "osastopäällikkö" tai "asiantuntija". Näitä kontaktiliitoksia voidaan konfiguroida mikä tahansa määrä eri ominaisuuksilla. Näitä kontaktiliitoksia käytetään tunnistamaan valtuutetut tai henkilöt, joita tiedotetaan työnkulun aikana.

Kopioasiakirjat (stand-in) luodaan henkilöille, jotka ovat tilapäisesti estyneitä käsittelemään tehtäviään esimerkiksi poissaolon vuoksi. Kopiointi voidaan konfiguroida määrätyksi ajaksi, jolloin se on aktiivinen vain kyseisen ajan.

Sijaisille annetaan kaikki tarvittavat oikeudet niiden aktiviteettien käsittelyyn, joihin alkuperäinen henkilö on oikeutettu.

Automatisoidut työnkulut

Käynnistettävistä aktiviteeteista lähetetään valtuutetulle muistutus sähköpostina. Tässä sähköpostissa voi olla mitä tahansa tekstiä ja linkkejä. Alku- ja loppuehdot on lisäksi määritelty aktiviteetin kuvauksessa, eli milloin aktiviteetti tulee käsittelyyn tai poistuu sieltä. Voit aina suorittaa aktiviteetin uudestaan automaattisesti tai käsin uudelleenasettamalla sen toiseen aktiviteettiin.

Integroitu käytetyn ajan valvonta varmistaa, että mitään työnkulkua ei unohdeta. Voit tallentaa eri eskalointiaikoja, jonka jälkeen lähetetään muistutus valtuutetulle tai liipaistaan tietyt toiminnot.

Graafinen visualisointi

: Työnkulun graafinen visualisointi

Proseduraaliseen organisaatioon kuvatut prosessikonfiguraatiot voidaan helposti näyttää ja todentaa graafisesti mukana toimitettavalla visualisointiohjelmalla. Integroitu työväline mahdollistaa prosessin animoinnin ja testaamisen.

Targeted control

Valvontatietokanta on vastuussa todellisesta työnkulkujen valvonnasta, minkä se tekee tutkimalla konfiguraatiotietokantaan tallennettuja organisationaalisia rakenteita ja prosesseja. Se sisältää ainoastaan yhden tyyppisiä asiakirjoja: valvonta/loki -asiakirjoja nykyisille ja valmistuneille työnkuluille. jokainen työnkulku on esitettynä yhdellä lokiasiakirjalla, joka sisältää kaiken ajon aikaisen tiedon ja lokit. Ne sisältävät prosessin version, työnkulun tilan, aktiviteetit ja niiden tilan, ajoajat, valtuutetut ja kommentit.

Valvontatietokanta ja näin ollen työnkulun valvonta voidaan jakaa replikoimalla mille tahansa määrälle Domino-servereitä. Tämä takaa, että hallinnalliset tehtävät, työnkulkujen yleiskuvaus ja ToDo-listat jokaiselle käyttäjälle ovat saatavilla ja hallittavissa keskitetysti. On sen vuoksi helppoa luoda joukko monipuolisia arviointivaihtoehtoja työnkuluille, esimerkiksi asiakkaittain tai projekteittain.

Helppo käyttää

Vakiomallinen navigointipalkista muodostuva navigointirakenne Lotus Notes clientissa tarjoaa nopean pääsyn aiheisiin, jotka ovat korkealla konfigurointi- ja hallintahierarkiassa, mukaan lukien rakenteellinen ja proseduraalinen organisaatio.

Näkymät näyttävät prosessit, aktiviteetit, sijaisuudet jne. ryhmittäin. Avaamiseen riittää kun kaksoisklikkaat sitä asiakirjassa.

State-of-the-art teknologia

Workflow-moduuli perustuu Lotus Notes/Dominoon. Sitä voidaan käyttää minkä tahansa Notes-sovelluksen yhteydessä ilman sovelluslogiikan muuttamista. Piilonäkymä on kaikki mitä pitää lisätä. Työnkulkuja valvovat agentit, jotka voidaan käynnistää automaattisesti tai manuaalisesti käyttäjän työasemalta.

Helppo hallinta

Hallinnolliset tehtävät koostuvat moduulin asennuksesta, Lotus Notes -sovellusten muuttamisesta "workflow-yhteensopiviksi" ja organisationaalisten rakenteiden ja prosessien määrittelystä valvontatietokantaan. Näitä voidaan laajentaa tai muuttaa milloin tahansa ensiasennuksen jälkeen. Liittymän sisältöä voidaan myös muuttaa käyttämällä konfiguraatioasiakirjoja. Aktiiviset työnkulut ja yksittäiset aktiviteetit voidaan keskeyttää käyttäjän toimesta kontrollitietokannassa. Prosessit voidaan käynnistää uudelleen ja uudet valtuutetut määrittää käytön aikana.

Kansainvälinen laajeneminen

Workflow on monikielinen sovellus, joten kaikki työntekijät voivat käyttää samaa sovellusta sijaintipaikastaan riippumatta. He yksinkertaisesti vain valitsevat asetuksista työskentely-ympäristönsä kielen. Tämä tarkoittaa myös, että on helppoa ja nopeata luoda yhteiset raportit jopa eri maihin.

Meidän uusi Language Configuration -teknologia mahdollistaa yrityksille sovelluksen osan tai jopa koko sovelluksen kääntämisen itse mille tahansa kielelle – ilman erillistä ohjelmointia. Kansainvälisissä yrityksissä tämä lisää ohjelmiston hyväksyttävyyttä eri kansallisissa organisaatioissa.

Workflow-moduuli GEDYS IntraWare 7:ssä

Workflow-moduuli käyttää ydinfunktioita yhdessä GEDYS IntraWare 7:n kanssa. Toisaalta, se hallitsee kaikkia työnkulkuja GEDYS IntraWare 7:ssa (mukaan lukien Office, Service ja Sales-moduulit) ja on siksi vastuussa koko prosessilogiikasta. Ja toisaalta, se mahdollistaa keskitetyn rakenteellisen organisaation, mikä on useiden funktioiden käytössä. Tämä mahdollistaa postien ja tehtävien valvonnan, ylläpidon ja helpon muuttamisen keskitetystä sijainnista.